L’ufficio o lo spazio di lavoro intelligente: la tecnologia e i servizi che ti servono davvero per lavorare bene

Suggerimenti e strumenti per migliorare la produttività in ufficio e in smart working: dalle connessioni veloci alla telefonia VoIP passando per le SIM mobile, scopri come organizzare il tuo ufficio in modo smart.

Di cosa parliamo quando definiamo “intelligente” una tecnologia o un prodotto tecnologico? In un’epoca, la nostra, nella quale l’aggettivo smart – intelligente – viene applicato a soluzioni diversissime per tipologia e settore nel quale vengono utilizzate, dalla domotica alle applicazioni industriali, torniamo a una definizione semplice.

In questo caso, quindi, parliamo di soluzioni per lavorare in modo fluido e senza colli di bottiglia per fare tutto quello che si fa di norma in un ufficio di piccole e medie dimensioni o anche in smart working: usare internet, telefonare, comunicare in modi diversi, anche con il fax se serve, in sede e in mobilità.

Se dunque stai cercando informazioni su quel che ti serve davvero per organizzare un nuovo ufficio o migliorare quello che hai, ecco alcune soluzioni che combinate agevolano la produttività e la gestione del lavoro quotidiano.

FIBRA e VoIP: le basi (poco onerose) di un ufficio intelligente

Lavorare in un ufficio oggi significa essere connessi a internet, cioè poter comunicare con chiunque e in tempi brevi, in particolare se sei in smart working e la tua relazione con l’azienda per cui lavori dipende dalla possibilità di connetterti con le persone e con le risorse che ti mette a disposizione per lavorare, passando da internet.

Applicazioni utili per lavorare come Slack o Teams, la posta elettronica, lo scambio di file, le videoconferenze, il lavoro collaborativo su piattaforme di gestione di progetti, l’uso dell’Intelligenza Artificiale come quella generativa: la lista potrebbe continuare a lungo e il comune denominatore resta la possibilità di accedere alla rete per usare tutti questi servizi.

Le linee FIBRA

Cosa serve per collegarsi a internet? Senza dubbio, meglio una connessione in FIBRA, ricordando che tra quelle più veloci ne esistono di due tipi:

• le linee FTTC (Fiber To The Cabinet) miste fibra-rame, con possibilità di collegarsi in download per esempio a 200 Mega o 100 Mega: dato che una parte della connettività via cavo è affidata al rame, cioè al doppino telefonico, le FTTC sono linee sensibili alla distanza tra armadio di zona e sede dell’ufficio, quindi con prestazioni variabili
• le linee FTTH (Fiber To The Home), completamente in fibra ottica, che raggiungono velocità superiori e attualmente fino a 10 Giga.

La connessione che puoi avere nel tuo ufficio, o a casa, dipende dall’infrastruttura presente nella tua zona e puoi conoscere la risposta con una semplice verifica di copertura.

Un dettaglio: avere una connessione molto potente è l’ideale per chiunque, ma ricorda che la maggior parte delle attività lavorative di routine di un ufficio possono essere svolte anche con le linee FTTC, le più diffuse attualmente in Italia.

L’hardware giusto per far lavorare al meglio la tua FIBRA

Una buona connessione è l’elemento di partenza, ma perché possa esprimersi al meglio anche l’hardware conta e in questo caso parliamo per prima cosa del modem o modem-router che governa la tua connessione a internet e la tua rete.

I provider in genere forniscono il loro hardware con la connessione, e noi per esempio forniamo uno dei migliori, i router FRITZ!Box di AVM. Quando scegli la tua connessione, valuta sempre l’hardware abbinato, il suo eventuale costo, l’esistenza di vincoli e cerca di capire cosa ti permette di fare, o chiedilo a una persona esperta. Questa persona potrebbe anche consigliarti di usare un tuo router, che grazie al modem libero dovrebbe essere una tua facoltà garantita. 

Parte del lavoro del router è fornirti il Wi-Fi, possibilmente di qualità e meglio se Wi-Fi 6, il protocollo di trasmissione più attuale che supporta più connessioni e fornisce prestazioni più elevate e maggiore sicurezza: ricorda però che per utilizzarlo anche i device che colleghi al Wi-Fi devono supportarlo.

Repeater e Powerline per estendere il segnale Wi-FI

In ogni caso, uno dei colli di bottiglia ai quali abbiamo accennato all’inizio di questa guida è l’estensione del segnale Wi-Fi, che anche quando di qualità potrebbe non raggiungere tutte le zone dell’ufficio o di casa dalla quale vorresti lavorare o vorrebbero poterlo fare i tuoi colleghi o colleghe.

In questi casi, l’hardware giusto può essere un repeater o un powerline: il primo è un ripetitore con una o più unità radio che ricevono e ritrasmettono il segnale Wi-Fi portandolo anche nelle zone nelle quali non arrivava con l’uso del solo router, per motivi diversi quali interferenze e ostacoli fisici non aggirabili.

Un powerline esegue lo stesso compito ma lo fa passando dalla rete elettrica e può essere per esempio la soluzione per collegare in modo efficace due piani diversi di un ufficio.

Il VoIP: telefonare ovunque e risparmiare moltissimo grazie a internet

Il telefono fisso si usa ancora e si usa soprattutto quando si parla di attività lavorativa: per molte realtà piccole e grandi avere un numero di telefono fisso non è solo utile ma anche un modo di affermare la loro presenza, offrendo una modalità di contatto classica e ancora preferita da moltissimi clienti e potenziali clienti.

Il modo più semplice per avere un numero di telefono fisso è passare al VoIP, la telefonia che funziona grazie a internet e grazie a internet è più economica di quella tradizionale.

Con il VoIP hai tutto quello che avevi prima con la telefonia tradizionale, ma spendi meno e puoi accedere a molti servizi collegati e altrettanto semplici da usare e più economici di quelli tradizionali come il trasferimento di chiamata per essere reperibile ovunque o un centralino virtuale se le dimensioni della tua attività lo rendono necessario: il nostro si prova gratis per 30 giorni.

Torniamo al VoIP: puoi decidere di attivare un nuovo numero di telefono fisso con il prefisso della tua località o portare il tuo numero di telefono fisso tradizionale trasformandolo in numero VoIP, così mantieni il tuo numero e le persone sapranno sempre come rintracciarti. Come si fa? Se vuoi dare un’occhiata al nostro VoIP, puoi iniziare a provarlo gratis per 30 giorni e poi decidere se continuare a usarlo facendo delle normali ricariche quando ti servono.

Se poi pensi di voler usare il telefono fisso più per ricevere che per chiamare, c’è una soluzione che nel nostro caso è il Numero Pro: acquisti il numero e puoi anche fare tre telefonate contemporanee.

Ma se telefoni, poco o tanto o se fai telefonate lunghe o corte, ti accorgerai che le tariffe VoIP sono generalmente più basse di quelle tradizionali: le nostre sono diverse e pensate per esigenze diverse, anche per chiamare all’estero. Soprattutto, le puoi cambiare quando vuoi, gratis e in autonomia. Anche telefonare non sarà più una voce di costo onerosa per la tua attività.

I telefoni fissi: cosa serve per usare il VoIP?

La premessa è che quando passi al VoIP puoi continuare a usare il tuo telefono fisso di sempre, senza cambiarlo: basta staccare il cavo dalla presa telefonica a muro e collegarlo al modem per far passare le telefonate su internet.

Per telefonare ancora meglio, oggi la gamma di telefoni cordless e da scrivania è amplissima e sicuramente c’è in commercio il telefono fisso che fa per te, più o meno ricco di funzioni utili, di display chiaro e di pulsanti configurabili per snellire ogni funzione che vuoi utilizzare.

Nel caso dei telefoni che puoi abbinare ai nostri router, puoi scegliere la marca AVM anche per i telefoni che si collegheranno subito al router per diventare immediatamente operativi. In più, se sono telefoni cordless DECT, potrai posizionarli ovunque in ufficio o in casa per lo smart working, perché comunicano con il router senza necessità di collegamento fisico: tutto quel che serve è una presa di corrente per alimentare la base. Semplice ed efficacissimo per lavorare in libertà anche con il telefono fisso!

Il Fax Online o fax virtuale

Ti sarà capitato o magari la tua attività ha necessità del fax per trasmettere comunicazioni di tipo diverso e anche di valore legale: ma sai che c’è un modo migliore di spedire e ricevere fax e che passa tutto dalla posta elettronica?

La soluzione infatti si chiama fax virtuale o, nel nostro caso, Fax Online: ti libera dalla macchina del fax e dal dover essere fisicamente presente per mandare o ricevere un fax e ti permette di fare tutto mandando una semplice email.

Con questa soluzione puoi inviare o ricevere un fax anche se non sei in ufficio e mantenere tutti i fax più protetti e sicuri, e archiviarli digitalmente. 

Una soluzione comoda, semplicissima da usare, più economica del fax tradizionale e che si inserisce a pieno titolo tra gli strumenti più snelli ed efficienti per lavorare.

La telefonia mobile: raggiungi il mondo dal tuo telefono cellulare

Lavorare bene significa anche lavorare in mobilità in modo efficace, come se fossi in presenza nel tuo ufficio: quello che serve è un buon telefono cellulare, con un piano tariffario adeguato per telefonare ovunque, in Italia, in Europa e nel mondo, e un buon numero di Giga per navigare quando sei in Italia e nei casi in cui ti sposti all’estero.

Anche la telefonia mobile può integrarsi all’interno della tua personale organizzazione lavorativa: non solo perché un telefono cellulare può ospitare le app che ti servono, dalla mail al calendario fino a quelle per la collaborazione con le persone con cui lavori, ma anche perché ti permette di essere raggiungibile ovunque sei, come se fossi in ufficio.

Il tuo numero di telefono cellulare infatti può diventare immediatamente raggiungibile anche quando ti chiamano sul numero di telefono fisso con un semplice trasferimento di chiamata o impostando il centralino virtuale per renderti raggiungibile come se il numero mobile fosse un interno al pari degli altri numeri.

Il Backup della tua connessione passa da una SIM

Succede che a volte le connessioni via cavo smettano di funzionare per qualche momento, per anomalie temporanee o per qualche intervento programmato: qualsiasi sia la tua attività, difficilmente può permettersi di restare offline e per questo esistono le soluzioni di Backup.

Noi ne abbiamo due: la SIM di Backup che puoi alloggiare in qualsiasi device dedicato a creare una connessione per permetterti di continuare a lavorare, o una connessione di Backup più completa perché integra router e SIM che entra in funzione non appena la connessione via cavo si disconnette.

A indagare sulla mancanza di connessione ci pensiamo noi con la nostra assistenza: e se non ti accorgi che è entrata in funzione la SIM, ti avvertiamo e procediamo a controllare la linea principale.

Insomma, una soluzione di Backup è fondamentale per avere la tranquillità di sapere che il tuo lavoro può procedere in qualsiasi frangente, senza perdere un momento importante qual è, per esempio, la trasmissione dei corrispettivi a fine giornata per le attività commerciali.

Le SIM IoT e il loro uso in un ufficio intelligente

Le SIM IoT sono sempre più diffuse perché sono pratiche e anche economiche per alcune esigenze di base ma comunque importanti.

Cosa puoi fare con una SIM IoT? In breve, puoi utilizzarla per connettere un dispositivo e controllarlo da remoto grazie alla sola connessione dati: in genere queste SIM ne usano molto pochi e per questo possono partire da piani con Giga contenuti e relativi costi più che abbordabili.

Un esempio tra tutti? La sicurezza, perché un ufficio, anche quello in casa, va protetto. Con una SIM IoT puoi collegare e ricevere dati per esempio dal tuo sistema di sorveglianza durante i momenti nei quali nessuno è in ufficio, per tua maggiore tranquillità e per avere la sicurezza che il sistema funzioni anche indipendentemente dalla connessione Wi-Fi fornita dalla tua connessione principale.

Lavorare in modo fluido: anche i rapporti con il fornitore contano

Lavorare in modo smart è una questione di scelte, non solo di buon hardware, di una buona connessione e di servizi agili e avanzati, ma anche di rapporti con chi questi prodotti e servizi te li fornisce.

Non c’è dubbio che il tuo obiettivo, quando lavori, sia concentrarti sulle tue attività senza disperdere troppo tempo ed energie in altre direzioni che comunque restano importanti: parliamo di assistenza e di amministrazione.

Cosa cercare in un fornitore? Affidabilità, convenienza, qualità ma anche un’assistenza di livello quando ne hai bisogno: questo significa non passare troppo tempo al telefono aspettando che qualcuno ti risponda, evitare di dover rispiegare da capo, ogni volta, chi sei, cosa sta succedendo, e attendere la risoluzione o una chiamata.

Come lavoriamo noi: con l’assistenza personalizzata, così quando ne hai bisogno puoi chiamare il tuo referente o la tua referente diretta che saprà chi sei, avrà il tuo storico a disposizione, ti ascolterà e si attiverà per darti le risposte che cerchi. E se dice che ti richiamerà perché deve cercare più informazioni, lo farà.

Infine, dato che come abbiamo visto i servizi e i prodotti di cui un’attività ha necessità sono tanti, un modo per snellire il lavoro è contenere il numero di fornitori o magari averne solo uno: con noi puoi avere tutto e ricevere una sola fattura mensile con tutti i dettagli utili, e come sempre contare sulla nostra assistenza per qualsiasi richiesta.