Il telefono fisso è parte essenziale degli strumenti di lavoro di quasi ogni attività: anche se l’avvento delle comunicazioni mobili ha cambiato il modo di lavorare telefonando, avere almeno un numero fisso è ancora oggi un segnale riconoscibile di un’impresa, un riferimento importante per clienti, fornitori, partner.
Il VoIP ha sicuramente cambiato le regole del gioco: è più flessibile, meno costoso delle linee tradizionali, ma si basa sempre sul concetto di numero fisso. E a volte, per alcune aziende, la necessità di avere un numero telefonico si moltiplica: ci vuole un numero per l’ufficio, uno per il magazzino, uno per ogni scrivania o collaboratore.
Che fare in questi casi molto comuni? La scelta più logica è attivare tutti i numeri necessari?
In realtà, attivare più numeri non è la strada più conveniente né la più semplice da gestire. La risposta giusta è il centralino virtuale: un sistema flessibile e gestibile online che, con un solo numero principale, permette di ricevere e smistare le chiamate su più interni, telefoni fissi o mobili.
Perché un centralino virtuale fa la differenza
Le situazioni in cui un centralino virtuale semplifica la vita sono molte. C’è il negozio che vuole rispondere sia in cassa sia nel retro, senza far squillare due numeri diversi; l’ufficio con più scrivanie, dove ogni collaboratore può avere il proprio interno; l’azienda con più sedi o persone in smart working che rispondono dallo smartphone come se fossero in ufficio. In tutti questi casi, il centralino VoIP virtuale unisce tutto in un solo sistema.
Soprattutto, un centralino virtuale evita costi superflui – una spesa fissa per ogni numero attivato – e confusione nella gestione delle telefonate; chi chiama deve sapere quale numero comporre e, se sbaglia e non trova subito il riferimento giusto rischia di rimbalzare tra più persone: più fatica per tutti, per chi chiama e per chi riceve.
Con un centralino virtuale, invece, basta un numero principale per gestire e smistare tutte le chiamate, configurando tutti gli interni necessari che permettono di parlare direttamente con l’ufficio, il reparto o la persona cercata, senza attivare nuove linee. Come succede?
Lo smistamento avviene grazie all’IVR, il risponditore automatico. Ad esempio, l’IVR presenta a chi chiama i diversi reparti aziendali, indicando come raggiungerli selezionando un numero sul tastierino del telefono o dello smartphone: il classico “premi 1 per parlare con l’assistenza tecnica, premi 2 per parlare con l’assistenza commerciale…”.
Il contatto con la persona o l’ufficio giusto avviene quindi in modo veloce, ovunque questi si trovino, nella stessa sede fisica o lontani: il centralino virtuale può anche inoltrare la chiamata verso un numero di telefono mobile, soluzione ideale per chi lavora spesso in movimento.
Altro vantaggio del centralino: chi chiama non trova occupato. Con il centralino le chiamate possono essere messe in coda fino al momento in cui chi deve rispondere può farlo, possono essere inoltrate a un numero alternativo se la persona cercata non può rispondere, oppure può scattare una segreteria e il messaggio viene recapitato al destinatario tramite email.
E se poi le condizioni cambiano, l’azienda cresce o c’è l’esigenza di aggiungere numeri nuovi? Con il centralino virtuale è semplice e la gestione è autonoma: aggiungere un interno è possibile in qualsiasi momento.
I numeri storici della tua azienda restano con te
Uno dei dubbi più comuni quando si passa a un centralino virtuale è: “Che fine faranno i nostri numeri di telefono?”. La risposta è semplice: non vengono persi.
Con la portabilità, puoi trasferire sul centralino virtuale tutti i numeri che usi già, quelli attivi da anni e conosciuti dai clienti, che così non devono imparare nuovi numeri mentre tu ricevi tutti i vantaggi del centralino virtuale: basta trasformarli in numeri VoIP, la tecnologia che permette di passare dalla telefonia tradizionale a quella che sfrutta internet per permettere le comunicazioni telefoniche.
I vantaggi del virtuale rispetto al centralino analogico
Un centralino virtuale è un sistema telefonico che non richiede apparecchiature fisiche in sede: è completamente virtuale, in Cloud, e per questo rappresenta un investimento a un costo più contenuto rispetto a quello dell’installazione di un centralino fisico in azienda, il che lo rende vantaggioso e adottabile anche dalle attività più piccole, che così possono dotarsi di un sistema davvero efficiente.
Anche la manutenzione e i suoi costi diventano superflui: il centralino viene gestito e manutenuto da chi offre il servizio in Cloud, così hai un pensiero in meno e una voce di risparmio in più.
Come anticipato parlando della portabilità del numero, un’altra voce che permette un risparmio consistente rispetto alle linee telefoniche tradizionali è il funzionamento del centralino con il VoIP, la telefonia via internet che non solo elimina le limitazioni delle linee tradizionali ma aggiunge vantaggi tangibili tra cui il risparmio: le telefonate VoIP costano molto meno delle telefonate tradizionali.
Per saperne di più sul nostro centralino VoIP virtuale
Se stai pensando a una soluzione per gestire meglio le chiamate della tua attività, piccola o grande che sia ma ancora non conoscevi le virtù del centralino virtuale, che vanno molto oltre il risparmio e la comodità di non dover attivare più numeri di telefono, prova il nostro centralino VoIP per 30 giorni: scoprirai quanto è facile da gestire, come puoi usare le sue funzioni in completa autonomia e migliorare davvero il tuo lavoro quotidiano.
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